Облік документів в установі
Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» передбачено, що документи Національного архівного фонду підлягають обов’язковому державному обліку, а архівні установи та громадяни, у власності яких є документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), зобов’язані дотримувати встановленого порядку їх обліку.
Облік документів – це визначення та відображення в облікових документах кількості, складу і стану документів в облікових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за їх наявністю і станом.
Облік оперативно відбиває всі зміни в складі та обсязі документів, надає точну адресу для пошуку документів. Державний облік документів НАФ здійснюється централізовано архівними установами та власниками приватних архівних зібрань у межах повноважень, визначених законодавством. Архівні відділи райдержадміністрацій та міських рад щорічно складають облікові документи для централізованого державного обліку документів НАФ та подаються до архівної установи вищого рівня у встановлені Державною архівною службою України строки.
Загальні вимоги до ведення облікових документів
1. Записи до облікових документів вносяться працівниками, що відповідають за облік.
2. Облік документів, прийнятих на постійне зберігання на правах державної власності, та облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, ведеться окремо. Облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, здійснюється у відповідних допоміжних документах .
3. Облік документів, що належать до організаційних груп «дорадянського періоду» та «радянського періоду», ведеться окремо.
4. Підставою для внесення даних до основних й допоміжних облікових документів є акти та інші документи оперативного характеру, в яких фіксуються зміни в обсязі, складі та стані архівних фондів і окремих справ. Акти складаються у відповідних структурних підрозділах архіву і передаються до підрозділу обліку у порядку, визначеному Інструкцією з обліку документів в архіві. Форма актів встановлюється Основними правилами роботи державних архівів України:
– акт приймання-передавання документів на постійне зберігання;
– акт приймання-передавання документів на депоноване зберігання;
– акт видавання документів у тимчасове користування;
– акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню;
– акт повернення документів (в т.ч. непрофільних, дублетних) власнику;
– акт приймання-передавання документів до іншого архіву;
– акт приймання-передавання страхових копій;
– акт про поділ справ після реставрації;
– акт про технічні помилки в облікових документах;
– акт про невиправні пошкодження документів;
– акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву;
– акт про виявлення необлікованих документів;
– акт про створення об’єднаного архівного фонду;
– акт про вилучення документів з архівної колекції в окремий архівний фонд;
– акт про вилучення документів з об’єднаного архівного фонду в окремий
архівний фонд;
– акт перевіряння наявності й стану документів;
–акт про не виявлення документів, причини відсутності яких документально
підтверджено;
– акт про не виявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано;
– акт про завершення розшуку документів;
– акт описування документів, перероблення архівних описів;
– акт про розсекречування документів;
– акт приймання-передавання документів із секретного на загальне зберігання. Акти складаються за результатами робіт з документами й фіксують підсумки цих робіт. Датою акту вважається дата затвердження його керівництвом архіву.
Основні принципи обліку документів
Визначальними принципами обліку є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність, та повнота.
Принцип централізації реалізується через регламентовану Інструкцію з обліку документів в архіві, взаємодію працівників, відповідальних за облік в архівних відділах райдержадміністрацій та міських рад, через дотримання порядку ведення і термінів подавання облікових документів для централізованого державного обліку.
Уніфікація обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення.
Динамічність забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та облікових баз даних або своєчасним укладенням нових облікових документів.
Достовірність і повнота обліку гарантуються проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що перебувають на зберіганні.
Система облікових документів архіву
Обліковий документ архіву – це документ встановленої форми, що фіксує обсяг, склад, стан і рух архівних документів в одиницях обліку.
Система облікових документів архіву – це комплекс взаємопов’язаних облікових документів та облікових баз даних. Облік документів в архіві забезпечується веденням основних та допоміжних облікових документів, перелік яких визначений Правилами.
До основних облікових документів прирівнюються облікові документи, що складаються для централізованого обліку НАФ. Необхідність ведення допоміжних облікових документів визначається кожним архівом самостійно з урахуванням особливостей складу і змісту документів, що зберігаються в ньому.
Основні облікові документи, їх цільове призначення
Правилами роботи встановлені основні види облікових документів:
- книга обліку надходжень документів на постійне зберігання;
- список фондів;
- справа фонду;
- аркуш фонду;
- архівний опис;
- Паспорт архіву.
· Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання
служить для первинного обліку всіх документів, які надходять на зберігання до архіву,що дає можливість встановити, коли та в якому стані отримані документи; встановити отримання в архів фондів та справ за кожний рік; показати динаміку їх зростання по архіву за визначений період.
· Список фондів – це основа обліку фондів. У ньому ведеться кількісний облік архівних фондів взагалі, об’єднаних архівних фондів. Кожному фонду, який надходить на державне зберігання, надається порядковий номер фонду за списком у хронологічній послідовності надходження його в даний архів. У разі передачі чи втрат фонду цей номер іншому не надається.
· Справа фонду – повинна заводитись на кожний фонд, який зберігається в архіві. До справи фонду вносяться документи, що стосуються історії формування і зберігання фонду та використання його архівної інформації, зокрема історична довідка на фондоутворювач, довідки про його перейменування, робочі інструкції чи методичні рекомендації по обробці документів фонду, акти прийому-передачі документів та інше. Всі документи, які складають справу фонду, підшиваються у хронологічному порядку, нумеруються зі складанням підсумкового запису до справи фонду.
· Аркуш фонду – закріплює рух документів всередині фонду. Він служить для обліку кількості та складу описів в межах архівного фонду та їх нумерації, обліку кількості, складу та стану документів, змін в цілому по фонду, по кожному опису, фіксації змін назви фонду.
· Опис справ – є елементом науково-довідкового апарату, служить для сумарного та одиничного обліку справ, закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їх складі й обсязі, але для обліку архівних документів важливе значення мають підсумкові записи, які зроблені у всіх примірниках.
· Паспорт архіву – є зведеним обліковим і звітним документом про кількість і склад документів, науково-довідкового аппарату до них, бібліотечного фонду, про матеріальну базу архіву та чисельність працівників. Паспорт підписується керівником архівного відділу та скріплюється печаткою. Паспорт складається щорічно на 01.01.00 на підставі даних облікових документів у двох примірниках, один з яких надсилається до централізованого обліку до 1 грудня поточного року, другий залишається в архівному відділі. До Паспорта архівного відділу обов’язково складається пояснювальна записка, в якій до всіх пунктів форми паспорта даються пояснення у порівнянні з даними на 1 січня попереднього року.
Для централізованого державного обліку документів в архіві складаються такі документи:
- паспорт архіву;
- відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.__ року;
- картка фонду;
Порядок складання документів для централізованого державного обліку та їх подання до Держархіву області встановлюється Державною архівною службою України.
Облік надходжень документів до архіву на постійне зберігання
Усі надходження до архіву на постійне зберігання (у тому числі друковані видання, аудіовізуальні документи, музейні предмети тощо), а також виявлені необліковані документи (після проведення експертизи цінності або уточнення їх фондової належності), реєструються у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання. Фонд, який уперше надійшов до архіву, вноситься до списку фондів, на нього укладається аркуш фонду, картка фонду, картки покажчика до аркуша фонду і започатковується справа фонду. У разі нефондової організації аудіо - візуальні документи обліковуються в аркушах обліку.
Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання
До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання записуються послідовно усі первинні та повторні надходження документів кожного фонду.
Підставою для внесення записів є акти приймання або акти про виявлення необлікованих документів, що укладаються окремо на документи кожного фонду. Реєстраційним номером акта приймання є порядковий номер запису у книзі обліку надходжень. У межах поточного року кожне надходження отримує один порядковий номер, незалежно від складу і виду документів.
Під час реєстрації надходження у відповідних графах книги зазначаються такі відомості: дата запису; назва, номер і дата акта-підстави; назва фонду; крайні дати (роки) документів, їх кількість (обсяг) з розбивкою за видами облікових одиниць, короткий зміст і характеристика їх стану; найменування особи власника чи уповноваженої ним особи, яка передала документи на зберігання, та її адреса; прізвище працівника архіву, який здійснив приймання; номер фонду.
У графі 4 «Назва фонду» зазначається остання повна назва установи - фондоутворювача за той період, за який приймаються документи.
У графі 9 «Короткий зміст та характеристика стану документів» подається анотація прийнятих документів: ступінь упорядкування (надійшли за описом чи в неопрацьованому стані), номер опису та його тому, склад документів за видами (управлінська документація, з особового складу, особового походження тощо). Документи особового походження анотуються детальніше (творчий доробок, листування, біографічні матеріали тощо) з переліком найцінніших документів. Для документів зі спеціальними носіями зазначаються відомості про склад супровідної документації.
У графі 10 “Назва юридичної або найменування фізичної особи, від якої надійшли документи” назва установи вказується на час приймання документів.
У графі 12 «Номер фонду» записується номер фонду, до якого документи фондовано.
Друковані видання, музейні предмети, аудіовізуальні документи, що надходять до архіву в складі архівних фондів, реєструються також у відповідних допоміжних облікових документах (спеціальних книгах надходжень за видами документів тощо). В архіві з великим відсотком надходжень таких документів для зазначення їх кількості доцільно уводити відповідні підпункти у графі 7 книги обліку надходжень. В архіві з малим відсотком таких надходжень кількість документів може зазначатися в графі «Примітки». Фотодокументи з паперовою основою, в тому числі фотоальбоми, що надійшли у складі архівних фондів, реєструються складі цих фондів як документи з паперовою основою.
У разі не фондової організації попередня реєстрація надходжень аудіовізуальних документів здійснюється у відділі формування НАФ і діловодства. Після прийняття ЕПК рішення щодо віднесення їх до НАФ і приймання на зберігання документи реєструються у підрозділі обліку в книгах обліку надходжень, що ведуться окремо для надходжень кожного виду документів (кіно -, відео -, фото -, фоно). Замість назви фонду записується назва юридичної або найменування фізичної особи, документи якої надійшли на зберігання; замість номера фонду зазначаються облікові номери документів.
Попередній облік документів особового походження здійснюється у книзі реєстрації приймання документів особового походження, до якої відомості вносяться з розписки, що видається архівом власникові переданих документів. Після проведення експертизи цінності та первинної систематизації документів укладається акт приймання. Після розгляду цього акта ЕПК і прийняття відповідного рішення документи знімаються з попереднього обліку і реєструються у підрозділі обліку в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.
Щорічно на 1 січня у книзі обліку надходжень підбивається підсумок кількості документів, що надійшли протягом року, з розбивкою за видами облікових одиниць та видами документації.
Книга обліку надходжень прошнуровується, аркуші пронумеровуються, укладається засвідчу вальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.
Список фондів
Кожний фонд, що вперше надійшов в архів, записується у список фондів, за яким йому надається черговий порядковий номер за валовою нумерацією. Номер за списком фондів є номером фонду.
У графі 1 записується номер архівного фонду за порядком його надходження; в графі 2 дата першого надходження фонду зазначається згідно з актом приймання-передавання документів.
У графі 3 назва фонду записується з титульного аркуша опису або з історичної довідки і складається з повної (в дужках офіційно прийнятої скороченої) назви установи фондоутворювача, її підпорядкування та місцезнаходження. Якщо назва змінювалась, то у списку фондів зазначається остання його назва за той період, за який приймаються документи, а всі попередні та наступні назви наводяться в аркуші фонду.
У графі 6 «Відмітка про вибуття» зазначається, куди саме вибули документи (передані до іншого архіву або в установу, приєднані до іншого фонду, виділені для знищення) з обов’язковим посиланням на документ, на підставі якого здійснювалося вибуття.
До списку фондів кожний фонд записується тільки при першому надходженні його документів до архіву. У випадку вибуття фонду цей номер іншому фонду не надається.
Щорічно на 1 січня у списку фондів складається підсумковий запис щодо кількості фондів, що надійшли та вибули протягом року та загальної кількості фондів архіву з переліком переданих, вибулих, об’єднаних, вільних номерів.
При складанні підсумкового запису до списку фондів слід враховувати визначення понять «переданий», «вибулий», «об’єднаний», «вільний» номер фонду:
- переданий – фонд переданий в інший архів, повернений в установу;
- вибулий – фонд, документи якого повністю знищені;
- об’єднаний – фонд, приєднаний до іншого фонду в результаті уточнення фондування, або увійшов в об’єднаний архівний фонд;
- вільний – номер фонду, пропущений в нумерації.
Список фондів до його заповнення підшивається (прошнуровується), аркуші нумеруються, складається засвідчувальний запис і скріплюється печаткою та підписом керівника архівного відділу.
Аркуш фонду
Аркуш фонду складається на кожний фонд під час першого надходження його документів. У графі «Крайні дати кожної назви фонду» зазначається початкова і кінцева дати існування установи-фондоутворювача під кожною назвою, незалежно від наявності у фонді документів за цей період. Якщо установа-фондоутворювач продовжує функціонувати, кінцева дата її останньої назви не проставляється.
У графі “Назва фонду” в хронологічній послідовності вказується повна (в дужках офіційно прийнята скорочена) назва установи-фондоутворювача з часу її утворення (реєстрації) із зазначенням безпосереднього підпорядкування, її місцезнаходження незалежно від наявності документів за цей період. Кожне перейменування фондоутворювача записується з нового рядка, всі наступні зміни в назві установи-фондоутворювача записується з нового рядка, всі наступні зміни в назві установи-фондоутворювача вносяться в аркуш фонду в міру надходження в архів документів фонду.
У графі «Дата першого надходження фонду» зазначається дата першого надходження документів фонду в архів відповідно до запису в книзі обліку надходжень; у графі «Місцезнаходження фонду» – назва архівного відділу , в якому зберігається фонд; у графі «Номер фонду» проставляється номер фонду, наданий за списком фондів.
За аркушем фонду присвоюються порядкові номери описам. В аркуші фонду фіксуються всі зміни в складі та обсязі фонду, пов’язані з надходженням чи вибуттям справ. Кількість справ, що надійшли або вибули, записується за кожним описом окремо. Підставою для записів є акт приймання-передавання документів, акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню та ін.
При надходженні справ у графі «Надходження» зазначається номер опису, за яким документи надійшли, подається анотація документів, записуються крайні дати та кількість прийнятих справ.
При вибутті справ у графі «Вибуття» проставляються роки, за які вибувають документи та кількість вибулих справ за кожним описом окремо; записується назва, номер і дата підстави.
У графі «Наявність (залишок) справ» відмічається кількість справ за описом , щодо якого зроблено запис, а також щодо фонду в цілому.
Якщо на аркуші фонду не залишилося місця для наступних записів, складається аркуш-продовження, у верхньому правому куті якого зазначається «Продовження, ф. №, арк. 2» На першому аркуші робиться посилання «див. продовження , арк. 2».
Аркуш фонду перескладається лише у випадках його непоправного пошкодження, уточнення назви фонду, приєднання документів до об’єднаного архівного фонду. Старий аркуш вміщується у справу фонду. У правому верхньому куті старого і нового аркушів фонду робиться помітка «Аркуш перескладено» із зазначенням дати перескладання, посади й підпису відповідальної особи.
Аркуші фондів зберігаються у порядку номерів фондів.
Опис справ
Опис справ є первинним обліковим документом для одиничного та сумарного обліку справ усередині фонду. Як правило, різні види документів групуються окремо і описуються у різних описах (управлінська документація, документи з особового складу, науково-технічна документація, кінодокументи, відеодокументи, слайди, позитиви, негативи певного розміру, фотоальбоми, фонодокументи магнітного і грамофонного запису, електронні документи за певною формальною ознакою). Винятком є описи документів особового походження, до яких вносяться документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації.
Порядкові номери, надані описам за аркушем фонду, що разом з номером опису, номером фонду та назвою архівного відділу є їх обліковими номерами і складовими архівних шифрів.
Одиничний облік здійснюється шляхом закріплення за кожною справою окремого номера. Справі, що включається в опис, надається номер, під яким вона обліковується в опису та зберігається в архівосховищі.
Сумарний облік справ досягається складанням підсумкового запису до описів. У кінці опису в усіх примірниках складається підсумковий запис, який закріплює кількість справ, що внесені до опису, реєструє особливості нумерації справ, відображає зміни в їх кількості, зроблені на підставі відповідних документів.
У підсумковому записі вказується кількість справ за даним описом (цифрою та в круглих дужках прописом) із зазначенням першого та останнього номерів справ за описом, пропущених номерів, літерних та вибулих справ.
Після кожного надходження або вибуття справ в описах складається новий запис про прийом та зведений підсумковий запис, в якому вказується нова кількість справ опису, а також документи, на підставі яких внесені зміни.
Приклад:
Запис про прийом:
Прийнято 40 (сорок) справ за 1985-1987 рр. з № 72 по № 113, в тому числі:
пропущені номери: -
літерні номери: № 80 а .
не прийняті номери: №№ 85,100, 101.
Акт від 16.01.1993
Зведений підсумковий запис:
Всього по даному опису числиться 110 (сто десять)справ за 1981-1987 рр. з №1 по № 113, в тому числі:
пропущені номери: № 46,
літерні номери: № 29а, 29б, 80а .
не прийняті номери: №№ 29б, 64, 85, 100, 101.
_________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису, дата)
Приклад:
Запис про вибуття справ у держархів області:
Вибуло 87 (вісімдесят сім) справ за 1981-1985 рр. №№ 1-29, 29а, 30-45, 47-63, 65-76, 76а, 77-84, 86-88 у держархів області.
Акт від 18.04.1993
Примітка: запис складається лише на екземплярі, що залишається в архівному відділі РДА (МВК)
Приклад:
Запис про вибуття справ в установу:
Вибуло 26 (двадцять шість) справ за 1981-1982 рр.з №1 по № 26 в установу
Акт від 18.04.1993
Примітка: якщо справи передані не установі-автору, то зазначається назва установи (наприклад: … в фінуправління РДА)
Якщо передбачений для документів строк зберігання в архівному відділі закінчився , справи тимчасового та тривалого термінів зберігання підлягають знищенню. На них складається акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Після погодження його експертно-перевірною комісією Держархіву області в опису робиться запис:
Приклад:
Запис про вибуття справ до знищенн:
Вибуло 5 (п’ять) справ за 1981, 1982, 1984 рр. № № 1, 3, 18, 65, 70 до знищення.
Акт від 18.04.1993
Примітка: акт по формі додатка №26
Приклад:
Запис про невиправні пошкодження справ:
Знято з обліку 1(одну) справу за 1982 р. № 25 – невиправно пошкоджену
Акт від 18.04.1993
Примітка: акт по формі додатка №27
Приклад:
Запис про не виявлення справ:
Знято з обліку 3(три) справи за 1981, 1982 р. №№11, 12, 25 – невиявлені
Акт від 18.04.1993
Примітка: акт по формі додатка №10
Приклад:
Запис про виявлення справ:
Взято на облік 3(три) справи за 1983, 1985 р. №№14, 15, 27 –виявлені
Акт від 18.04.1993
Примітка: акт по формі додатка №28
Приклад:
Запис протехнічні помилки:
Взято на облік згідно з актом про технічні помилки в облікових документах 2 (дві) справи.
Акт від 18.04.1993
Примітка: акт по формі додатка №30
Після кожного запису складається підсумковий запис про нову кількість одиниць зберігання.
У разі виявлення розходжень при прийманні документів між підсумковим записом в опису та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису у графі «Примітки» напроти заголовка відсутньої справи зазначається «не прийнята» (олівцем) та складається новий підсумковий запис, в якому надається фактична кількість справ, що є в наявності та номери неприйнятих справ. Якщо справа вибула до знищення чи повернута установі, зазначається -«вибула».
До опису складається необхідний довідковий апарат: титульний аркуш, зміст (якщо опис має розділи), передмова, список скорочень. Описи зберігаються за порядком номерів, а в межах фонду – за номерами описів.
Усі примірники описів підшиваються, аркуші нумеруються, складається аркуш - засвідчувач.
Справа фонду
Справа фонду заводиться на кожний фонд, що зберігається в архіві. До справи фонду включають всі документи, що відображають історію фондоутворювача та історію його архівного фонду: історична довідка про установу-фондоутворювача та доповнення до неї, характеристика складу та змісту його документів; акти приймання-передавання документів, акти та аркуші перевіряння наявності та стану справ, акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню та інші документи, що фіксують зміни в обсязі та складі фонду. Кожний вид акта нумерується у межах фонду у валовому порядку. Документи справи фонду підшиваються, оправляються в цупку обкладинку, нумеруються зі складанням аркуша-засвідчувача. До справи фонду складається внутрішній опис. Справі фонду присвоюється номер фонду, на який вона заведена. Справи фондів зберігаються в порядку номерів. При передаванні фонду з одного архіву в інший передається і справа фонду.
Картка фонду
Картка фонду складається на кожний фонд, що вперше надійшов до архіву і заповнюється на підставі аркуша фонду станом на 1 січня кожного року. Картки фондів, укладені на фонди, що надійшли до архіву або були створені в архіві протягом звітного року, а також перескладені картки фондів в установленому порядку подаються разом з «Відомостями про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01. поточного року».
Достовірність та повнота обліку гарантуються проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і облікових баз даних та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що перебувають на зберіганні.
